Meeting organizer adalah individu atau perangkat lunak yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola berbagai aspek pertemuan atau rapat. Dalam konteks ini, "meeting organizer" dapat merujuk pada seseorang atau alat teknologi yang membantu memastikan pertemuan berjalan lancar dan efisien.

Tugas dan Tanggung Jawab Meeting Organizer

1. Perencanaan dan Penjadwalan:

   • Menentukan waktu dan tanggal yang sesuai bagi semua peserta.
   • Mengatur lokasi pertemuan, baik fisik maupun virtual.
   • Mengirim undangan rapat dan mengonfirmasi kehadiran.

2. Agenda dan Materi Rapat:

   • Menyusun agenda rapat yang jelas dan terstruktur.
   • Mempersiapkan materi dan dokumen yang diperlukan untuk rapat.
   • Mendistrisbusikan agenda dan materi kepada peserta sebelum rapat.

3. Logistik dan Persiapan Teknis:

   • Memastikan ruang rapat dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan, seperti proyektor, komputer, dan alat tulis.
   • Mengatur koneksi internet dan perangkat lunak konferensi video untuk pertemuan virtual.
   • Memastikan semua peserta memiliki akses ke platform rapat virtual dan mengetahui cara menggunakannya.

4. Fasilitasi Selama Rapat:

   • Memulai rapat tepat waktu dan memperkenalkan agenda.
   • Memimpin diskusi dan menjaga fokus peserta pada topik yang dibahas.
   • Mengelola waktu untuk memastikan semua topik terbahas dengan cukup.

5. Catatan dan Tindak Lanjut:

   • Mencatat poin-poin penting dan keputusan yang diambil selama rapat.
   • Menyusun dan mendistribusikan notulen rapat kepada semua peserta.
   • Mengkoordinasikan tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil rapat